ОТЧЕТ по результатам контрольного мероприятия «Проверка финансово-хозяйственной деятельности государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Республики Тыва» за 2014-2015 годы»
(утвержден Коллегией Счетной палаты Республики Тыва
Основание для проведения контрольного мероприятия: план работы Счетной палаты Республики Тыва на 2016 год, распоряжение председателя Счетной палаты РТ от 11.01.2016 г. № 02.
Результаты контрольного мероприятия:
Проверкой соответствия требований составления к плану финансово-хозяйственной деятельности государственного учреждения, установлены следующие недостатки. Так, в нарушение п. 10 Приказа Минфина РФ от 28.07.2010 г. № 81н в Плане финансово-хозяйственной деятельности отсутствуют поступления от оказания учреждением услуг (выполнения работ), относящихся в соответствии с уставом учреждения к его основным видам деятельности, предоставление которых для физических и юридических лиц осуществляется на платной основе, а также поступления от иной приносящей доход деятельности в 2014 году на сумму 1 037,7 тыс. рублей, в 2015 году – 610,3 тыс. рублей.
В нарушение п. 14 Приказа Минфина РФ от 28.07.2010 г. № 81н по объемам планируемых выплат, предоставление которых для физических и юридических лиц осуществляется на платной основе, Порядок определения платы Министерством культуры Республики Тыва не установлен.
В нарушение п. 19 Требований к составлению плана в течение 2014 года не внесено изменение в ПФХД на 2014 год в пределах доведенных лимитов бюджетных обязательств между статьями 211 и 213 на сумму 200,6 тыс. рублей. Установлено расхождение показателей по фонду оплаты труда между ПФХД и отчетом об исполнении учреждением его плана финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737) на общую сумму 200,6 тыс. рублей, в том числе по зарплате – 83,2 тыс. рублей, начислениям на выплаты по оплате труда – 117,4 тыс. рублей.
Проверкой использования государственной собственности установлено, что в нарушение ст. 131 Гражданского Кодекса РФ, Федерального Закона от 21.07.1997 г. № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» на нежилое помещение по адресу: г. Кызыл, ул. Калинина, 21 общей площадью 598,6 кв.м. с балансовой стоимостью 3 103,0 тыс. рублей не оформлено свидетельство о государственной регистрации.
По результатам проведенной инвентаризации основных средств недостач и излишек не установлено. Тем не менее, в нарушение п.46 Приказа Минфина России от 01.12.2010 N 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» не присвоены и не проставлены инвентарные номера на объекты основных средств на общую сумму 70,5 тыс. рублей.
Проверкой правильности формирования государственного задания и его финансового обеспечения установлено, что в нарушение п.10 постановления Правительства Республики Тыва от 24.01.2011 № 34 «О порядке формирования государственного задания в отношении государственных учреждений Республики Тыва и финансового обеспечения выполнения государственного задания» Министерством культуры Республики Тыва не установлен Порядок определения нормативных затрат на оказание соответствующих государственных услуг (выполнение работ) и нормативные затраты на содержание имущества, переданного на праве оперативного управления ГБУ «Государственный архив Республики Тыва» (далее – Госархив).
Соответственно, в связи с отсутствием нормативных затрат на оказание государственных услуг (выполнение работ) в рамках государственного задания и нормативных затрат на содержание недвижимого имущества и особо ценного движимого имущества, закрепленного за государственным бюджетным учреждением размер субсидии определен в произвольном порядке.
В нарушение п.14. Положения формирования государственного задания, утвержденного постановлением Правительства Республики Тыва от 24.01.2011 № 34, на проверку не предоставлено Соглашение о порядке и условиях предоставления субсидии на финансовое обеспечение выполнения государственного задания, заключаемое государственным бюджетным и учредителем – Министерством культуры Республики Тыва на 2014 год.
Исполнение плана субсидии на выполнение госзадания показало, что Министерством культуры РТ не в полном объеме предоставляются субсидии Госархиву. Так, в 2014 году предоставлено субсидии 11 883,0 тыс. рублей при плане 12 183,0 тыс. рублей, в 2015 году — 12 408,1 тыс. рублей при плане 12 843,4 тыс. рублей. Неисполнение отмечается в 2014 году по всем статьям расходов за исключением статьи 340 «Увеличение стоимости материальных запасов», в 2015 году — по зарплате, начислениям на оплату труда, услугам связи.
Проверкой правомерности и эффективности расходования средств на фонд оплаты труда учреждения установлено, что начисление зарплаты Госархива производилось на основании локальных нормативных актов по оплате труда работников Центрального государственного архива Республики Тыва. После ликвидации Архивного Агентства новые положения не разработаны. С 01.09.2015 по 31.12.2015 года не применены Положение об оплате труда работников государственных учреждений культуры и искусства, подведомственных Министерству культуры Республики Тыва, утвержденное постановлением Правительства Республики Тыва от 28.09.2015г. № 463, и новые должностные оклады по профессиональным квалификационным группам общеотраслевых профессий рабочих и общеотраслевых должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденные постановлением Правительства Республики Тыва от 23.09.2015 г. № 448.
В нарушение приказа Минфина России от 01.07.2013 г. N 65н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации», ст.38 Бюджетного Кодекса РФ Госархивом по КОСГУ 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» допущено нецелевое использование на сумму 2,7 тыс. рублей. Так, расходы на оплату блока питания 650 WCredoATX стоимостью 2,7 тыс. рублей, которые следовало осуществить по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» фактически направлены за счет КОСГУ 225. По данному факту в ходе проверки составлен протокол об административном правонарушении.
Проверкой правомерности списания ГСМ установлено, что за проверяемый период списание ГСМ бухгалтерией произведено без учета фактического пробега служебного автотранспорта на общую сумму 66,4 тыс. рублей, их них в 2014 году – 35,4 тыс. рублей, в 2015 году – 31,0 тыс. рублей, что является нарушением статьи 162 Бюджетного кодекса РФ.
Проверкой соблюдения исполнения контрактов установлено, что учреждением не проведен комплекс мер, направленных на достижение целей по оказанию услуг, предусмотренных контрактами (включая проведение экспертизы), которые отразились на исполнение контрактов в части превышения суммы контракта на 40,8 тыс. рублей, и в виде не оплаты заказчиком оказанных услуг на 106,7 тыс. рублей, что является нарушением требований п. 1 ст. 94 Федерального закона от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
В нарушение п.9 ст. 94 Федерального закона от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ отчеты об исполнении контрактов, содержащие информацию об оказанной услуге, не размещены в единой информационной системе в сети Интернет.
В части правомерности предоставления платных услуг выявлено, что в нарушение п.6 Положения о порядке работ и услуг, выполняемых (оказываемых) на платной основе и расходовании средств Методика расчета цен на работы и услуги, выполняемые на платной основе, не разработана. В связи с чем, тарифы, указанные в прейскуранте установлены без обоснования себестоимости затрат на единицу времени.
Анализ достижения заданных конечных результатов учреждения за проверяемый период показал, что показатели государственного задания Госархива перевыполнены. Например, количество подготовленных и проведенных историко-документальных выставок, опубликованных статей, изданных сборников, информационных мероприятий в 2014 году при плане 45 проведено 165 мероприятий, в 2015 году — при плане 43 проведено 94 мероприятий.
В 2015 году по сравнению с 2014 годом отмечается рост выполнения показателей госуслуги «Обеспечение сохранности и учета архивных документов, комплектование архивными документами». Так, объем документов проверенных на наличие и объем документов, принятых на постоянное хранение возросли на 11%, объем документов, принятых во временное хранение (по личному составу) – в 1,9 раз.
По результатам проведенного визуального осмотра нежилых помещений Госархива установлено, что в киновидеоцентреГосархива, находящегося по адресу: г. Кызыл, ул. Калинина, 21, не соблюдается температурный режим. В хранилищах, где хранятся кинодокументы, а также в помещении с площадью 380,1 кв. м. трубы и батареи отопительной системы срезаны, отсутствует тепло. Помещения не оборудованы пожарной сигнализацией.
Анализ состояния архивного дела в Республике Тыва показал, что наряду с выполнением основных плановых показателей по обеспечению сохранности документов, формированию Архивного фонда, созданию информационно-поисковых систем, научной информации и использования документов, в Госархиве имеются проблемы, требующие оперативного вмешательства со стороны органов государственной власти Республики Тыва:
1). Нехватка площадей для хранения архивных документов. Основной массив архивных документов сосредоточен в здании Госархива, загруженность архивохранилища составляет 100%. Вследствие нехватки площадей часть малоиспользуемых архивных фондов находятся в Киновидеоцентре, где отсутствуют соответствующие условия их хранения.В здании Киновидеоцентра, требуется капитальный ремонт отопительной системы и электроснабжения. Отсутствует охранно-пожарная сигнализация.
2). Нехватка кадров. Подтвержден факт ежегодного роста числа запросов, в основном социально-правового характера, количества посещений, выдаваемых документов, проводимых консультаций и семинаров. В учреждении отсутствует штатная единица переводчика для перевода документов со старо-монгольского и старо-тувинского языков. В связи с ликвидацией Архивного агентства в 2014 году, в полномочия Госархива включена координация деятельности 19 муниципальных архивов, и функции Экспертной комиссии.
3). Отсутствие в республике архива по личному составу. Госархив по Уставу является учреждением, осуществляющим в пределах установленных действующим законодательством, правомочия по владению, пользованию, распоряжению частью Архивного фонда РФ, их постоянное хранение в режиме охраны и использования, обеспечивающим целостность исторически сложившихся документальных комплексов.
4). Недостаточная материально-техническая база. В целях сохранения архивных фондов дореволюционного периода (документы на папирусной бумаге нестандартного объема и формы для усиления слабоконтрастных, угасающих текстов) остро стоит вопрос оцифровки документов, соответственно приобретение необходимого специального оборудования.
На основании Решения Коллегии Счетной палаты Республики Тыва от 05.02.2016 года № 2 направлено представление на устранение выявленных нарушений в ГБУ «Госархив» и информационное письмо в Министерство культуры Республики Тыва.